Algunos consejos para el teletrabajo

En estos momentos el teletrabajo se ha convertido en una verdadera necesidad o mejor dicho obligación para frenar el COVID-19. En Sourtech llevamos ya 12 años practicando el teletrabajo y desde hace 10 es nuestra forma principal de trabajo y las oficinas se han convertido en punto de encuentro.

Sourtech tuvo oficinas para todo el personal durante tres años y la insatisfacción por los viajes crecía y crecía entre los empleados. Por ejemplo ir de una punta a otra de Buenos Aires te sirve para escuchar la discografía completa de Gardel y al volver a casa la de Julio Iglesias. Entonces nos planteamos que si un socio vivía en España y el otro en Argentina, si los projects manager estaban en cualquier parte del mundo latino y los programadores en Argentina ¿por qué no podíamos llevar el sistema de teletrabajo a la totalidad de la empresa? Ya lo hacíamos con puestos claves ¡Hagamos lo con todos!

Así que desde hace ya 12 años Sourtech es 100% teletrabajo con personal en Argentina, España, Ecuador, Chile, Colombia, México …. Personas que formas equipos de trabajo que son una unidad. Y debemos añadir como dificultad las diferencias horarias entre países.

Vamos a intentar resumir nuestra experiencia y ofrecer algunos consejos pero no queremos crear dogma porque cada empresa es un mundo.

Lo primero es lo primero

Es importante que todas las personas de la empresa conozcan qué es el teletrabajo y por lo tanto se debe dar un cambio de mentalidad.

Ya no se trabaja por horas sino por objetivos con hitos o labores con fecha. El primero que debe cambiar la mentalidad es el jefe de servicio creando hitos realistas que cumplan y respeten los horarios del trabajador, animando y estimulando a sus equipos y sobretodo fortaleciendo la conexión entre todos.

Vamos a realizar un repaso de lo que a Sourtech le ha funcionado bien.

Objetivos

El jefe debe determinar objetivos claros y concisos y mejor por e-mail. Dentro de cada objetivo generar hitos a cumplir. Es esencial explicar muy bien el objetivo a lograr y lo hitos. Evitar en la medida de lo posible determinar labores concretas.

El problema de las labores es que convertimos a los tajadores en escolares que deben hacer sus deberes. Los escolares acaban su labor y esperan a que el profesor les dé la siguiente. Ello provocará un bloqueo total en la empresa y la imagen del jefe dictador.

Estamos tratando con adultos responsables que saben perfectamente lo que tienen que hacer. Cómo jefes se debe indicar hacia donde vamos y el camino a tomar.

Equipos

Formar equipos de trabajo que puedan crear sus tareas y repartirlas internamente. Es importante que se escriba un e-mail a todos los miembros del grupo. Y más importante que el jefe al responder siempre compruebe que están todas las personas. Una buena solución son las listas de correo donde se escribe a la dirección de la lista y lo reciben todos.

Es conveniente formar equipos impares porque en caso de discusiones siempre habrá una solución mediante la votación. Mientras que los grupos pares puede generar bloqueos y acabar en rencillas con mayor facilidad.
Como responsable será más sencillo organizar y dedicar tiempo a cada equipo que hacerlo de forma individual. Pongamos que tenemos 40 redactores, si los dividimos en equipos de 5 personas, tendremos 8 equipos.
Lo que nos da como resultado que debemos planear 8 objetivos, tener 8 reuniones de calidad y revisar 8 proyectos. De la otra manera tendríamos que realizar 40 reuniones, 40 tareas, 40 seguimientos.
En cada equipo debe existir un portavoz o jefe de equipo que será el puente de unión entre todos los miembros pero no ejercerá de jefe.

Unión de equipos

Es la tarea más complicada. Crear una unión permanente entre los equipos. Para nosotros es esencial que cuando un equipo esta acabando su jornada se comunique con el siguiente equipo. Lo suelen hacer los jefes de equipo.

Con esta medida logramos que cada equipo no comience desde cero sino que tenga un pulso de cómo ha ido la jornada, que puede esperar y que tareas aún no han acabado.

Por ejemplo si se esta realizando un seguimiento le indica los factores claves, tips, fuentes, etc para que el siguiente equipo no tenga que leer lo redactado por el saliente.

Horarios

Estamos acostumbrados a entrar a una determinada hora y esperar salir a otra. Y lo que es peor, consideramos que todo ese tiempo hemos estado trabajando. Pues debemos reconocer que es mentira.

Esas 8 horas son el tiempo que nos encontramos en la oficina pero salimos a tomar un café, echar un cigarro o vapear, hablar con los compañeros, etc. Y es normal porque nuestra mente se agota cuando realiza una tarea durante demasiado tiempo y necesitamos distracciones. Ahora estamos en casa el horario no es el factor determinante. Pero si que importa establecer horas consensuadas para la primera y última reunión donde estén todos los miembros del equipo. A lo largo del día es suficiente tener un canal de comunicación abierto entre todos los miembros de equipo y otro canal distinto para la comunicación con el jefe u organizador. Se debe disponer de algún medio para localizar a cada miembro del equipo para que se puedan resolver dudas.

Si se logra marcar unos objetivos de trabajo claros y desarrollar unos hitos específicos cada persona del equipo asumirá su parte de trabajo y lo realizará con independencia del tiempo que este delante del ordenador.

El horario de reuniones se debe marcar, igual que se debe marcar las horas máxima de entregas y el jefe debe ajustar las tareas al tiempo disponible que nunca son 8 horas efectivas de trabajo.

Horarios y concilización

El teletrabajo nos permite conciliar con la familia y también con uno mismo aportando más a la empresa. No es necesario que todo el mundo entre a la misma hora pudiendo dejarse una ventana de tiempo. Al forma grupos dentro del mismo se pueden establecer turnos de presencia y cubrir más tiempo ajustándose a las necesidades y gustos personales.

Compromiso

Por parte de todos desde la empresa hasta los técnicos.

Comprometerse por un objetivo común es lo más importante.

Comprometerse con tu equipo de trabajo es más sencillo que con la empresa ya que se establecen relaciones humanas directas.

Todos, alguna vez en la vida, nos hemos escabullido de un trabajo, el que diga lo contrario que tire la primera piedra. O acaso no se usa en todas las empresas la expresión «me ha caído un marrón». ¡Es hora de matar el concepto «marrón» ya que toda labor es en equipo y una tarea desalentadora es menor si se divide en cinco partes.

Como compañeros debemos comprometernos con nuestro equipo, porque toda labor que no hagamos la asumirá otro compañero.

Fomentar la comunicación y participación

Debemos erradicar el comportamiento que nosotros llamamos «llanero solitario» es aquel que suele hacer muy bien su trabajo, cumple sus objetivos pero crea sus propias normas e incluso sus propios objetivos. Claro en esas condiciones donde sólo estas tú, es sencillo cumplir bien aquello que te has auto-impuesto.

Para acabar con el llanero solitario sólo existe una receta comunicar, comunicar y participar. La reunión de la mañana es esencial donde debemos dejar por escrito los objetivos que queremos del equipo y los hitos para lograrlo.


Herramientas

Son importantes pero no son el centro del teletrabajo.

Evidentemente en un medio de comunicación el CMS debe permitir acceder desde el exterior de forma seguro. En otro tipo de empresa será el ERP, CRM, etc.

Para comunicarse las más valiosas ya las tenemos:

– Email para dejar por escrito las ordenes y preguntas

– Whatsapp: Para la comunicación inmediata.

Para compartir archivos nos sirve Dropbox, aunque existen multitud de soluciones.

Para reunirse Google Hagn out a nosotros nos va muy bien. Ahora se habla mucho de Microsoft meet.

Lo importante no inventemos la rueda, debemos usar las que empleamos de forma habitual en la empresa.

Esperamos haber echado una mano en estos momentos tan complicados.

Por favor ¡Quédate en casa!

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